به گزارش عتبه نیوز، مریم افخمی، رئیس اداره اسناد و دبیرخانه حرم مطهر رضوی، با اشاره به آغاز فرایند دیجیتال‌سازی اسناد این مجموعه گفت: این طرح یکی از برنامه‌های ویژه مدیریت عالی حرم مطهر بوده که برای اولین بار در چارچوب برنامه‌ها و مصوبات شورای راهبری حرم مطهر در حال اجرای مقدمات آن هستیم.    در قالب این طرح نیر انتقال اسناد قدیمی به مرکز اسناد آستان قدس رضوی نیز انجام می‌شود

وی افزود: بر اساس مصوبات پایش فصلی اداره دبیرخانه که توسط معاونت طرح و برنامه حرم مطهر انجام می‌شود مقرر شد تمامی اسناد در دبیرخانه محفوظ بماند و اسنادی که دارای قدمت بیش از ۲۰ تا ۲۵ سال دارد، پس از بررسی و دسته‌بندی، به سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی انتقال یابد.

افخمی ادامه داد: در قالب این طرح، دسته‌بندی اسناد از مردادماه آغاز شد و اسناد مشمول انتقال نیز در اوایل مهرماه طی مکاتبه رسمی به سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی ارسال و پس از بررسی‌های لازم به حوزه حرم مطهر اعلام شد.

رئیس اداره اسناد و دبیرخانه حرم مطهر رضوی با اشاره به اولویت‌بندی اسناد برای اجرای طرح دیجیتال‌سازی اظهار کرد: اسناد دبیرخانه در سه دسته اصلی شامل اسناد قبرجا، پرونده‌های خدمه و پرونده‌های کارکنان قرار می‌گیرد. در مرحله نخست، دیجیتال‌سازی اسناد قبرجا که حدود هشت هزار جلد سند قبرجا در دستور کار قرار گرفته که این مقدار، شامل ۸۰۰ هزار برگ، سند می‌باشد، مقرر شده در این طرح، فرایند دیجیتال‌سازی، اسکن و اطلاعات آن در نرم‌افزار مربوط ثبت شود.

افخمی توضیح داد: اسناد قبرجا شامل پرونده‌های مرتبط با قبرجاهای واقع در صحن‌ها، رواق‌ها، غرفه‌ها و حجره‌های حرم مطهر رضوی و همچنین دفنیات آرامگاه خواجه ربیع و پیش خریدها و دفنیات رایگان (خدمه افتخاری، یا مواردی است که حسب دستورات تولیت  آستان قدس رضوی انجام می‌شود) است که در دبیرخانه حرم مطهر رضوی از سال ۱۳۰۷ اسناد و پرونده‌های قبرجا موجود است.

وی تأکید کرد: با توجه به اهمیت برخی از این اسناد و ضرورت نگهداری مستمر آنها در دبیرخانه، دیجیتال‌سازی، امکان دسترسی آسان‌تر و سریع‌تر به اطلاعات را فراهم می‌کند و در عین حال، از مراجعه مکرر به نسخه‌های کاغذی و احتمال آسیب‌دیدن آنها می‌کاهد.

رئیس اداره اسناد و دبیرخانه حرم مطهر رضوی با اشاره به حجم اسناد نگهداری‌شده در این مجموعه گفت: در حال حاضر حدود ۲۵ هزار جلد پرونده در دبیرخانه وجود دارد که در این مرحله، ۲۹۹ جلد از اسناد مربوط به مکاتبات اداری به مرکز اسناد آستان قدس رضوی انتقال یافت تا نگهداری و سامان‌دهی این اسناد در چارچوب ضوابط مربوط آن سازمان انجام شود.

افخمی با اشاره به حجم فعالیت‌های روزانه دبیرخانه حرم مطهر رضوی اظهار کرد: این مجموعه مسئولیت ثبت و پیگیری مکاتبات اداری را بر عهده دارد و علاوه بر ثبت نامه‌های وارده و صادره، امور مرتبط با بسته‌بندی و ارسال مرسولات پستی و ... را نیز انجام می‌دهد.

وی با بیان اینکه حجم مکاتبات دبیرخانه در سال‌های اخیر افزایش یافته است، گفت: آمار مکاتبات ثبت‌شده، ضرورت سامان‌دهی و حرکت به‌سوی فرایندهای الکترونیکی را بیش از پیش نشان می‌دهد.

رئیس اداره اسناد و دبیرخانه حرم مطهر رضوی خاطرنشان کرد: هدف از اجرای طرح دیجیتال‌سازی، کاهش وابستگی به نسخه‌های کاغذی، حفاظت بهتر از اسناد ارزشمند و تسهیل ارتباط و دسترسی کارشناسان مرتبط به اطلاعات است.

وی در پایان ابراز امیدواری کرد: با تکمیل مراحل دیجیتال‌سازی و استقرار اطلاعات در نرم‌افزار مربوط، زمینه استفاده از ظرفیت‌های الکترونیکی و هوشمند برای دیگر اسناد نیز فراهم شود. همچنین پس از اتمام پروژه دیجیتال سازی، اسناد جدیدی که مرتبط با قبرجا است پس از ثبت، توسط کارشناسان بخش اسناد دبیرخانه در سامانه مورد نظر بارگذاری خواهد شود.